Bagaimana Menampilkan Angka Dalam Presentasi Agar Menarik?

Melanjutkan seri tanya jawab seputar presentasi, dalam artikel berikut ini, saya akan membahas bagaimana cara menampilkan angka dalam sebuah presentasi agar terlihat menarik.

Buat Anda yang sering berkutat dengan angka, tentunya ingin agar angka yang Anda sampaikan bisa dipahami sekaligus diapresiasi oleh audiens.

Pertanyaan:

Inilah pertanyaan lengkapnya dari salah seorang pembaca yakni Edi Mantawijaya:

“Adakah cara menyampaikan angka dengan cara yang lebih presentatif?

Terus terang saya tidak bisa menghindari angka karena penyajian laporan keuangan berkutat dengan angka dengan format yang baku.

Kiranya ada tips sehingga penyajiannya lebih informatif dan tentu saja menarik?

Terima Kasih.”

Pertanyaan sejenis juga datang dari pembaca lainnya Tri Hariyanto:

“Saya hampir tiap 2 minggu harus presentasi menyampaikan data-data termasuk dalam bentuk grafik. bentuk grafik sudah pernah diulas dalam blog ini. Mas Noer berencana akan mengulas bagaimana menampilkan banyak data-data dalam presentasi agar tidak membosankan. Jadi saya masih menunggu ulasan itu mas Noer.

Thanks a lot!”

Jawaban:

Berikut jawaban lengkap dari saya.

Angka Berbeda Dari Gambar dan Kata

Hal pertama yang Anda harus ingat adalah angka berbeda dari gambar atau kata. Jika Anda menampilkan gambar, maka audiens bisa menciptakan asosiasi yang menjadi kekuatan gambar tersebut. Sama halnya dengan kata-kata, jika Anda bisa memilih kata-kata yang tepat, maka presentasi Anda pun menjadi kuat.

Lantas bagaimana caranya menampilkan angka? Bukankah saya harus menampilkan angka apa adanya?

Bantu Audiens Memahami Angka yang Anda Tampilkan

Angka bersifat abstrak. Seseorang tidak bisa dengan mudah membayangkan sebuah angka. Angka juga bersifat relatif. Nilainya tergantung dengan angka lain yang menjadi pembanding.

Misalnya, apa artinya pertumbuhan ekonomi 6%? Buat orang yang tidak belajar ekonomi secara khusus akan menilai itu angka yang kecil. Padahal angka tersebut salah satu pertumbuhan ekonomi tertinggi di dunia saat ini.

Jadi yang harus Anda lakukan dengan angka adalah membantu audiens untuk mengerti cerita di balik angka tersebut. Jangan sekedar mengatakan bahwa pertumbuhan ekonomi Indonesia diprediksi 6%. Tapi ceritakanlah bahwa pertumbuhan ekonomi 6% itu adalah salah satu yang terbaik di dunia.

Steve Jobs adalah salah satu presenter yang sangat piawai menceritakan angka. Ketika menjelaskan kapasitas produk iPod, dia tidak menyebutkan 1 Gigabyte, 2 Gigabyte atau 100 Gigabyte. Mengapa? Karena angka tersebut abstrak buat audiens. Tapi dia mengatakan, Anda bisa menyimpan 1000 lagu dalam kantong Anda. Maka angka tadi punya makna, punya cerita.

Ketika menjelaskan jumlah lagu yang terjual setiap harinya di iTunes, Steve Jobs menyebut angka 5 juta lagu sehari.

Jika audiens hanya diberikan data 5 juta lagu per hari, mungkin mereka sulit membayangkan apa arti angka tersebut.
Tapi ketika Jobs membantu dengan analogi bahwa jumlah itu sama dengan 58 lagu per detik setiap harinya, maka audiens dengan cepat bisa membayangkan bahwa angka tersebut sangatlah besar. Angka tadi memiliki cerita di belakangnya.

Jadi, coba angkat cerita di balik angka yang hendak Anda tampilkan. Jangan sekedar menampilkan bahwa penjualan produk kita saat ini naik 20%. Tapi ceritakan bahwa angka tersebut merupakan gabungan dari 3 kompetitor terdekat kita. Maka angka yang Anda sampaikan menjadi bermakna.

Gunakan Grafik Sederhana Untuk Menunjukkan Angka

Sedapat mungkin, hindari menunjukkan langsung tabel dalam sebuah presentasi. Melainkan ubahlah tabel tersebut ke dalam grafik sederhana.

Alasannya tabel sulit dipahami dengan cepat oleh audiens kecuali mereka yang sudah memahami tabel tersebut sebelumnya. Tentu Anda tidak ingin membuat kening audiens berkerut gara-gara tabel yang Anda tampilkan.

Mengubah angka menjadi grafik akan membantu audiens memahami angka yang tadinya abstrak menjadi lebih mudah dicerna karena memiliki pembanding sekaligus bisa dibayangkan perbandingannya secara visual.

Perhatikan contoh berikut ini. Slide berikut menampilkan data penjualan dalam bentuk tabel angka. Data seperti ini tidak mudah dicerna dalam tempo singkat oleh audiens.

Orang yang cepat berhitung mungkin bisa membuat perbandingan meskipun akan memakan waktu beberapa lama untuk bisa mengambil kesimpulan dari angka tersebut.

Sekarang bandingkan data yang sama ditampilkan dalam bentuk grafik sederhana. Data ini lebih mudah dicerna dan memberi gambaran visual perbandingan antar angka dengan cepat. Adapun yang diperntingkan dalam data ini bukanlah pada angka absolutnya, melainkan perbandingan antara angka yang satu dengan lainnya.

Dengan cepat audiens bisa melihat penjualan di pulau Jawa sangat tinggi, disusul Sumatera dan terakhir Kalimantan. Audiens juga bisa dengan cepat melihat secara visual peningkatan penjualan yang terjadi di pulau Jawa dari tahun 2011 ke 2012 bisa setara dengan penjualan total di Kalimantan pada tahun 2012.

Lantas bagaimana jika Anda masih tetap harus menampilkan data dalam bentuk tabel?

Cara membuat tabel lebih efektif adalah dengan memberi penekanan pada bagian tertentu dari tabel tersebut. Ini tentunya harus sesuai dengan apa tujuan Anda menampilkan data. Misalkan dalam contoh berikut ini. Tabel berikut menunjukkan persentase kenaikan penjualan sepeda motor setiap kuartal.

Perhatikan bagaimana tabel menekankan pada Kuartal 2 di mana pertumbuhan menunjukkan angka paling besar di seluruh pulau di Indonesia. Inilah yang dimaksud memberi penekanan pada tabel agar audiens mudah menangkap pesan yang ingin Anda sampaikan.

Bagaimana Jika Saya Harus Menampilkan Laporan Keuangan?

Buat Anda yang berkutat di bidang akuntansi mungkin tidak bisa menghindar. Tidak semua angka bisa dibuat grafiknya. Ada kalanya angka tersebut harus ditampilkan apa adanya. Misalnya laporan keuangan.

Lantas bagaimana membuatnya lebih menarik?

Jawabnya adalah buat ringkasan angka tersebut dan tampilkan hanya angka yang perlu diketahui oleh audiens. Jangan tampilkan seluruh angka karena toh audiens Anda tidak akan bisa menghitungnya sambil mendengarkan presentasi.

Perhatikan contoh berikut. Slide ini berisi laporan keuangan lengkap dengan angka yang banyak dan ukuran font kecil. Angka ini mustahil terlihat dengan baik dalam sebuah presentasi aktual. Karena sulit terlihat, maka menampilkannya menjadi tidak punya arti. Seandainya pun bisa terlihat, audiens juga bakal kesulitan memahami angka-angka yang tampil karena terlalu banyak.

Besar kemungkinan, maksud seorang presenter menampilkan slide ini bukan untuk membuat audiens tahu komponen dari setiap laporan keuangan. Bisa jadi penekanan ada pada besaran penjualan (Revenue) atau laba bersih (Net Income).

Slide berikut merupakan laporan keuangan yang sama. Bedanya ini adalah ringkasan dari angka di atas. Slide ini menunjukkan hanya angka-angka yang penting dan menjadi pokok pembicaraan. Ingat, kita tidak sedang membahas angka yang yang tidak penting di sini. Dengan cara ini, Anda bisa menampilkan angka yang memang penting dan menarik untuk diketahui.

Dalam slide ini, angka difokuskan pada Revenue, Gross Profit dan penekanan khusus pada Net Income. Penambahan keterangan 35% menunjukkan bahwa Net Income yang didapat 35% dari nilai Revenue. Inilah pesan atau cerita yang ingin disampaikan secara khusus oleh sang presenter.

Adapun detailnya bisa Anda bagikan dalam bentuk handout kepada audiens.

Gabungkan Angka Dengan Gambar

Anda bisa menampilkan angka untuk kesan yang kuat dan dramatis jika mampu menggabungkannya dengan gambar yang tepat. Lewat cara ini, Anda menciptakan asosiasi visual terhadap angka yang Anda sampaikan. Berikut contoh yang saya ambil dari presentasi Thirst dari Jeff Brenman yang memenangkan penghargaan sebagai presentasi terbaik Slideshare tahun 2008.

Perhatikan bagaimana slide ini menggunakan gambar yang kuat dan angka yang sederhana. Slide seperti ini cocok jika Anda hendak menampilkan sebuah kesimpulan dengan angka yang sederhana namun memiliki kekuatan.

Adapun jika Anda ingin melakukan perbandingan, maka Anda bisa menggunakan grafik. Pilihlah grafik yang paling tepat untuk menjelaskan slide Anda.

Contoh slide berikut ini ingin membandingkan sektor Pertanian dan Perikanan dalam angkatan kerja di Indonesia. Perhatikan bagaimana penekanan data difokuskan pada bagian yang ingin ditonjolkan yakni sektor Pertanian dan Perikanan.

Semoga membantu Anda untuk menampilkan angka dengan menarik.

Jika Anda ingin belajar menggunakan grafik yang tepat dalam sebuah presentasi, silakan simak artikel berikut.

Anda juga bisa belajar bagaimana menampilkan grafik secara efektif dengan memberi penekanan pada bagian penting dari sebuah data.

Selamat berpresentasi dan menampilkan data serta angka dengan lebih menarik lagi.

Jangan lupa Anda juga bisa belajar menampilkan slide yang inspiratif di sini.

.

Download Buku “Presentasi Memukau”

Buku yang akan membantu Anda menguasai keterampilan penting dalam menyusun, mendesain dan membawakan presentasi dengan efektif dan memukau. GRATIS!

Nama Email